“World cafe” of corporate governance

Posted in noteTagged
Василий Кудрин, Москва – Результаты работы блока “Корпоративное управление” “Декабрьских дебатов”, интерактивных сессий в формате “мирового кафе”, состоявшихся 2 декабря 2016 года в Москве. Vasily Kudrin, Moscow – Outputs of “Corporate Governance” “world cafe” session, facilitated at “December Debates” conference held on December 2nd, 206, in Moscow.
Участники и формат рабочих групп (сессий) “мирового кафе”:

  • Менеджеры и руководители подразделений управления рисками и внутреннего контроля,
  • Специалисты, менеджеры и руководители внутреннего аудита,
  • Сотрудники подразделений безопасности, профессионалы комплаенса,
  • Руководители и специалисты в области финансов, учета и отчетности,
  • Учредители собственного бизнеса.
 The participants and the format of “world cafe” sessions:

  • Managers and directors of risk management and internal control departments,
  • Staff, managers and directors of internal audit,
  • Security and compliance specialists,
  • Finance, accounting and reporting managers and specialists,
  • Business owners.
Более 40 участников: 3 группы по 12-15 человек, 3 сессии по 25-30 минут (по 1-3 минуты на участника). More than 40 participants: 3 groups of 12-15 specialists, 3 sessions for 25-30 minutes (1-3 minutes / one participant).
Выводы распределены в следующие группы (тематики):

  • (1) Общие подходы к развитию корпоративного управления;
  • (2) Роль регуляторов и рейтингов;
  • (3) Активность (членов) советов директоров;
  • (4) Нехватка независимости, независимых директоров;
  • (5) Профессионализм и квалификации членов советов директоров;
  • (6) Роль советов директоров, отношения с менеджментом;
  • (7) Инициаторы изменений в корпоративном управлении;
  • (8) Внимание советов директоров и участников корпоративного управления к оценке и управлению рисками;
  • (9) Отношение к внутреннему аудиту и другим GRC-функциям;
  • (10) Уклонение от решения вопроса подчиненности и подотчетности внутреннего аудита;
  • (11) «Искусство» и манипуляции с учетом и отчетностью.
 The outputs are presented under the following classes (topics):

  • (1) Common approaches to corporate governance;
  • (2) Roles of regulators and rankings;
  • (3) Activeness of (members) of boards of directors;
  • (4) Lack of independence, independent directors;
  • (5) Professionalism and qualifications of board directors;
  • (6) Role of boards of directors, interactions with management;
  • (7) Change agents in corporate governance;
  • (8) Attention of board of directors and corporate governance participants to risk assessment and management;
  • (9) Attitude to internal auditing and other GRC functions;
  • (10) Avoidance on addressing the issues of accountability and reporting lines of internal audit;
  • (11) The «art» and manipulation in accounting and reporting.
1) Общие подходы к развитию корпоративного управления 

  • Отсутствие современных российских разработок в области корпоративного управления, в основном – масштабное копирование западных практик, подход трансформации от старой системы, ведущий к формализму и игнорированию ‘минусов’. Необходим свой активный подход к развитию корпоративного управления, в том числе через участие в научно-практических дискуссиях и исследованиях.
  • Сегодня участникам корпоративного управления необходимо обратить внимание на неэффективность, слабость вертикальных связей в компаниях. Рекомендуется вводить в практику (1 раз в месяц) ‘смену должностей’ – (а) средство, направленное на разрушение связей внутрикорпоративного мошенничества; плюс (б) обмен информацией о других должностях в компаний: каждый сотрудник лучше понимает другие должности.
  • Участникам корпоративного управления рекомендуется быть более клиентоориентированными, понимать задачи бизнеса.
 1) Common approaches to corporate governance 

  • Deficit of actual Russian corporate governance developments, mainly – a large-scale copying of foreign (occidental) practices, the old system transformation approach, leading to the neglect of formalism and ‘cons’. We need a proactive approach to corporate governance development, including participation in academical discussions and research.
  • Today corporate governance participants have to concern inefficient, weak vertical communication in companies.
  • It is recommended to put into practice ‘rotation of positions’ (1 time per month)  – (a) measure aimed to destruct internal corporate fraud relations; and (b) exchange of information on other occupations in the companies: each employee better understand different roles.
  • Corporate governance participants are encouraged to be more customer-oriented, understand the business objectives.
2) Роль регуляторов и рейтингов

  • Много рекомендаций, указаний и требований, но проверки поверхностны, рейтинговые оценки излишне оптимистичны.
  • Даже в компаниях с высокими рейтингами уклоняются от решения чувствительных вопросов: независимость членов СД, подотчетность/подчиненность внутреннего аудита, устранение барьеров для работы внутреннего аудита и других GRC-функций, внимание оценке рисков, отсутствие ‘обратной связи’ до уровня совета директоров, обеспечение реализации стратегии через каскадирование целей и др.
  • Отсутствие культуры, ‘тона сверху’ в компаниях. Часто даже там, где изменения диктуются регуляторами, советы директоров остаются пассивным, и инициативу приходится брать GRC-функциям: доводить до директоров важность рекомендаций.
  • Много проблем создают недоработки регуляторов, дублирования и противоречия в документах.
 2) Role of regulators and ratings

  • Many recommendations, guidance and requirements, but the testings are superficial, the ratings are overly optimistic.
  • Even companies with high ratings evade solutions sensitive issues: independence of board directors, accountability / subordination of the internal audit, removal of barriers to the internal audit and other GRC functions on the assessment of risks, lack of feedback to the level of the board of directors, ensuring the implementation of strategy through cascading goals, etc.
  • Lack of “tone at the top” culture in companies. Even where the changes dictated by the regulators, often the boards remain passive and GRC functions should be initiative and escalate importance of the recommendations to directors.
  • Many problems are created with the regulator’s shortcomings, duplication and contradictions in the documents.
3) Активность (членов) советов директоров

  • Номинальность членов совета директор до сих пор распространена, особенно в госсекторе, и достигает оценочно 80% в целом объеме.
  • В компаниях госсектора имеется проблема ‘идентификации собственника’ – неактивность, ‘непроявление’ собственника ведет к неактивности органов корпоративного управления; в итоге внедрение практик корпоративного управления зависит от топ-менеджмента.
  • Номинальность приводит к тому, что действительно важные проблемы советами директоров не рассматриваются.
  • С другой стороны, форсируя свою активность, директора нередко становятся деструктивными игроками, вмешиваясь в бизнес, тогда как рекомендуется сохранять роль наставника.
  • Особенно данная разрушительная роль заметна при формальном копировании практик, недостаточных квалификациях и непонимании нюансов работы GRC-функций.
 3) Activeness of (members) of boards of directors

  • Formality of the board members the director is still widespread, especially in the state-owned sector, and reaches an estimated 80% overall.
  • In state-owned companies there is a problem of “owner identification” – inactivity, “non-appearance” of the owner leads to inactivity of corporate governance bodies; as a result, the implementation of corporate governance practices depends on top management.
  • This state of formality leads to the fact that the really important problems of the boards of directors are not considered.
  • On the other hand, forcing their activity, directors often become destructive players, interfering in business, while it is recommended to maintain a mentoring role.
  • Especially this destructive role is noticeable in the formal copying of practices, inadequate qualifications and misunderstanding of the nuances of GRC functions.
4) Нехватка независимости и независимых директоров

  • Не везде хватает независимых директоров – там, где их деятельность особенно требуется.
  • Даже в компаниях с задекларированным высоким рейтингом корпоративного управления: они могут быть, но их часто бывает недостаточно в комитете по аудиту.
  • ‘Независимые’ члены советов директоров нередко условно независимы: независимость декларируется, но реально отсутствует.
  • Независимые директора часто бывают неактивными.
  • Имеются проблемы с обеспечением доступа к независимым директорам представителям внутреннего аудита и других GRC-функций.
 4) Lack of independence, independent directors

  • There are not enough independent directors – where their activities are especially required.
  • Even in companies with a declared high corporate governance rating: they can present, but they are often not enough in the audit committee.
  • The “independent” members of the boards are often conditionally independent: independence is declared, but it is factually not.
  • Independent directors are often inactive.
  • There are problems with providing access to independent directors to representatives of internal audit and other GRC functions.
    		•
    5) Профессионализм и квалификации членов советов директоров

    • В тех компаниях, где уже предполагается, что роль советов директоров не номинальная, а активная, часто проявляется следующая проблема зрелости: директорам теперь не хватает професcионализма.
    • Очень часто директора искренне не понимают ролей разных участников GRC, в том числе роли внутреннего аудита.
    • Нехватка знаний, необходимы инструкции для введения членов советов директоров в деятельность и дополнительное обучение.
    • Также, c другой стороны, для участия в советах директоров желателен опыт владения бизнесом.
    		 5) Professionalism and qualifications of board directors

  • In those companies where it is already assumed that the boards’ role is not formal but active, the following problem of maturity is often appeared: the directors lack professionalism.
  • Very often the directors genuinely do not understand the roles of various GRC participants, including the role of internal audit.
  • Lack of knowledge, instructions are needed to introduce board members’ activities and additional training.
  • In addition, on the other hand, the experience of owning a business is desirable for participation in boards of directors.
    		•
    6) Роль советов директоров, отношения с менеджментом

    • Роль советов директоров во внедрении необходимой культуры корпоративного управления в целом остается пассивной.
    • Ряд проблем вообще не зависит от активности и квалификации отдельных членов советов директоров: вопросы просто не доходит до уровня совета директоров, здесь важна эффективность работы совета директоров в целом.
    • Часто тот, кто просто ближе к собственнику, тот и является лидером (или, наоборот) стопором изменений. Нанимаются управляющие и независимые директора, но до собственника они свои идеи не могут довести.
    • Менеджмент может упускать что-то в погоне за поставленными целями, совет директоров должен быть наставником для бизнеса.
    • Самооценка советами директоров не проводится или проводится с трудом.
    		 6) Role of boards of directors, interactions with management

    • In general, the role of the supervisory boards in implementing the necessary culture of corporate governance remains passive.
    • A number of issues generally do not depend on the activity and qualifications of individual members of the boards: questions simply do not reach the level of the directors; the effectiveness of the board of directors as a whole is important here.
    • Often one who is just closer to the owner, is the leader (or, conversely) the stopper of change. Managing directors and independent directors are hired, but they can not bring their ideas to the owner.
    • Management can lose something in pursuit of the goals set, the board of directors should be a mentor for business.
    • Self-assessment by boards of directors is not carried out or carried out with difficulty.
    7) Инициаторы изменений в корпоративном управлении

    • В компаниях часто нарушается баланс в системе сдержек и противовесов, особенно во взаимоотношениях менеджмента и совета директоров.
    • Наиболее активную роль в инициации улучшений в корпоративном управлении продолжают играть внутренние аудиторы и другие современные GRC-функции (при их наличии в компаниях), обеспечивающие «сглаживающий» эффект.
    • Представители среднего (линейного) менеджмента также часто находятся в состоянии «меж двух огней», поэтому могут быть источником изменений.
    • Именно их необходимо привлекать в союзники для эффективных улучшений в корпоративном управлении.
    		 7) Change agents in corporate governance

  • Companies often violate the balance in the system of checks and balances, especially in the relationship between management and the board of directors.
  • The most active role in initiating improvements in corporate governance continues to be played by internal auditors and other modern GRC functions (if they exist in companies) that provide a “smoothing” effect.
  • Representatives of the middle (line) management are also often in a “between two fires” state, so they can be a source of change.
  • They must be attracted to allies for effective improvements in corporate governance.
    		•
    8) Внимание советов директоров и участников корпоративного управления к оценке и управлению рисками

    • В целом сохраняется пассивность членов советов директоров в отношении вопросов оценки рисков.
    • Во многих компаниях (и особенно, холдингах) нет единого эталона оценки рисков по всей компании (в холдинге), а анализ рисков происходит уже после свершившегося события.
    • Часто необходимо учитывать их российскую, территориальную специфику и разветвленную структуру: решения реализуются, а прогнозы (оценки) делаются с задержкой.
    • Необходимо фокусироваться на составлении единой карты рисков: с представлением и обсуждение на заседаниях советов директоров.
    		 8) Attention of board of directors and corporate governance participants to risk assessment and management

    • In general, the passiveness of the boards’ members regarding the issues of risk assessment remains.
    • In many companies (and especially holdings) there is no single benchmark for assessing risks of a whole (a holding) company, and risk analysis occurs after the event.
    • It is often necessary to take into account their Russian, territorial specifics and branched structure: decisions are implemented, and forecasts (estimates) are made with a delay.
    • It is necessary to focus on drawing up a holistic risk map: with submission and discussion at meetings of boards of directors.
    9) Отношение к внутреннему аудиту

    • Многие члены советов директоров до сих пор не понимают ролей GRC, воспринимают их как “инспекторов”. Есть непонимание, зачем необходим внутренний аудит, непонимание отличий от работы ревизоров, непонимание роли ревизионной комиссии. Требуется определенное обучение.
    • Имеются проблемы с доступностью к повестке советов директоров.
    • Отсутствие обратной связи, ряд вопросов не доходит до советов директоров, большие изменения и работа делается силами внутренних аудиторов и GRC-специалистов, а Совет директоров плохо на это реагирует.
    • Советы директоров и менеджмент неэффективно используют кадровый потенциал внутренних аудиторов и GRC-специалистов, а также компетенции при решении ряда задач. Например, в западной практике внутренний аудиторов часто привлекают на due diligence при сделках M&A, а в российской часто не пускают, опасаясь излишне консервативного взгляда.
    		 9) Attitude to internal auditing and other GRC functions

  • Many boards’ members still do not understand the roles of GRC, they perceive them as “inspectors”. There is a lack of understanding of why internal audit is necessary, misunderstanding of differences from the work of auditors, misunderstanding of the role of the revision commission. Some training is required.
  • There are problems with accessibility to the agenda of the boards of directors.
  • Lack of feedback, a number of issues do not reach the boards of directors, great changes and work are done by internal auditors and GRC specialists, and the boards of directors react badly to it.
  • Boards of directors and management inefficiently use the human resources of internal auditors and GRC specialists, as well as competence in solving a number of problems. For example, in the western world practice, internal auditors are often attracted to due diligence in M&A transactions, and in the Russian they often are not allowed, fearing an excessively conservative view.
    		•
    10) Уклонение от решения вопроса подчиненности и подотчетности внутреннего аудита

    • Проблема обеспечения независимости внутреннего аудита остается значимой: часто «на бумаге», в общих, декларативных документах отражается корректный подход, но де-факто подотчетность уводится чуть ли не под заместителей генерального директора (операционных) директоров.
    • Оценочно принцип функциональной подчиненности де-факто нарушается более, чем в 90% случаях.
    • Эффективность «реализации отчетов» внутреннего аудита (устранение недостатков менеджментом, конструктивные изменения) – именно вопрос реальной подчиненности / подотчетности.
    • Одно из решений проблемы – полный или частичный аутсорсинг внутреннего аудита при дополнительных мерах по обеспечению конфиденциальности.
    		 10) Avoidance on addressing the issues of accountability and reporting lines of internal audit

  • The problem of ensuring the independence of internal audit remains significant: often, “on paper”, in general, declarative documents reflects a correct approach, but de facto accountability is taken almost by deputy directors (operating directors).
  • The principle of functional reporting line is more or less de facto violated in more than 90% of cases.
  • The effectiveness of the “implementation of reports” of the internal audit (elimination of deficiencies by management, constructive changes) is precisely the issue of real subordination / accountability (reporting line).
    		•
    11) “Искусство” и манипуляции с учетом и отчетностью

    • Необходимо обратить внимание на отношение советов директоров к важности финансовой отчетности и формированию учетных систем в компаниях.
    • Бухгалтерский (финансовый) учет – исторически сложившаяся система учета фактов экономики компаний. «Аналитики» (менеджмент) берут данные из бухгалтерского учета, но перекладывают «как им надо» и представляют «свои» результаты. В итоге директора склонны уделять большее внимание аналитическим отчетам, забывая о важности финансового учета и отчетности.
    • «Искусство» представлений часто сильно искажает действительность, рисует «красивую картинку».
    • Практика проверки достоверности управленческой отчетности нулевая.
    		 11) The «art» and manipulation in accounting and reporting

    • It is necessary to pay attention to the attitude of the boards to the importance of financial reporting and the devlopment of accounting systems in companies.
    • Financila accounting (book-keeping) is a historically established system for recording the facts of a company’s economy. “Analysts” (management) take data from accounting, but shift “as they need” and present their “own” results. As a result, directors tend to pay more attention to analytical reports, forgetting about the importance of financial accounting and reporting.
    • The “art” of representations often greatly distorts reality, draws a “nice picture”.
    • The practice of verifying the reliability of management accounts is zero.